Wir leben in einer komplexen und dynamischen Arbeitswelt. Die Märkte sind schnelllebiger als je zuvor. Unternehmen, welche sich bis dato weiterhin auf ihrem Erfolg und festen Organisationsstrukturen ausruhen werden es zukünftig schwer haben mitzuhalten.

Unternehmen müssen auf Veränderungen schnell reagieren. Ziele und Strategien müssen öfter geändert und aufeinander abgestimmt werden. Schnelle Prozesse, Aufbruch von starren Organisationsstrukturen und lernende Organisationen sind dazu notwendig.

Hierzu bedienen sich bereits viele Unternehmen Social Enterprise Plattformen. Diese Plattformen dienen jedoch als Unterstützer. Der eigentliche Change muss in den Köpfen des Managements und der Mitarbeiter ankommen! Und dies darf nicht unterschätzt werden.

Mit diesem Blogbeitrag möchte ich auf folgende Fragestellungen eingehen.

Welche Social Enterprise Plattformen für Klein- und Mittelständischen Unternehmen gibt es? Verändern Social Enterprise Plattformen das Verhalten der Mitarbeiter, die Kommunikationskultur und erhöht die Produktivität in Unternehmen? Setzen in unserer Region Schwarzwald-Baar-Heuberg, Neckar-Alb und Südlicher Oberrhein Unternehmen Social Media Enterprise Plattformen ein? Welche Erfolgsfaktoren gibt es?

Noch anzumerken ist, dass alle Begrifflichkeiten außer Intranet 2.0 externe Partner, Kunden, Lieferanten und andere Zielgruppen mit einbinden.

Social Software

Immer mehr Unternehmen bieten Social Software für KMU’s an. Die bekanntesten Tools und schon länger am Markt sind:

  • Oracle (Oracle Cloud Social Network)
  • SAP Jam von SAP
  • Yammer von Microsoft
  • Chatter von Salesforce
  • Socialcast von VMWare
  • IBM Connections von IBM
  • Communote von Communote GmbH
  • Huddle von Ninian Solutions Ltd
  • Zimbra von Zimbra Ltd
  • Facebook at work von Facebook
  • Humhub Beta von Humhub

Laut neusten berichten wird Facebook at Work kommen siehe Spiegel . Es soll bisherige Funktionalitäten von „Facebook“ übernehmen. Die Mitarbeiter können sich innerhalb eines Unternehmens vernetzen. Ich denke es könnte eine gute Alternative zu den anderen Social Software’s sein, wenn der Datenschutz und die Sicherheit gewährleistet sein wird.

Social Enterprise Plattformen

Hiesige Unternehmen stellen bereits Intranet und Extranet Lösungen für die Mitarbeiter und Kunden bereit. Das Intra- und Extranet dient lediglich als Informationsplattform und zur Optimierung von Prozessen. Im Intranet finden sich Informationen rund um das Unternehmen, Abteilungen, Geburtstagsglückwünsche, Reisekostenabrechnungen, Durchführung von Stundenbuchungen, Reise- oder Geschäftswagenbuchungen, Formularmanagement und vieles mehr. Das Intranet verschlankt und vereinfacht Prozesse. Formulare stehen jederzeit und jedem zur Verfügung und Wissen wird in Wikis geteilt.

Social Enterprise jedoch, stellt wie Social Media die Menschen in den Vordergrund. Dabei setzen die Social Enterprise Tools unter anderem Gruppen-, Foren-, Chat-, Video-, Tweet und Dokumentenmanagement Funktionalitäten ein. Die Mitarbeiter können sich mitteilen, Fragen stellen, Antworten geben, sich miteinander vernetzen und miteinander an Projekten arbeiten, Wissen teilen, schneller Kundenanfragen beantworten und je nach Ziele des Unternehmens vieles mehr.

Social Enterprise verändert die Arbeitswelt und ist keine Spielerei

Social Enterprise verändert die Arbeitsweise, die Prozesse, die Menschen und die Kommunikation. Gruppen werden gebildet, um gemeinsam an abteilungs- und länderübergreifenden Projekten oder Aufgaben zu arbeiten, Ideen auszutauschen, weiterzuentwickeln und umzusetzen. In Foren Fragen zu stellen, welche schnell durch Mitarbeiter und zum Teil weltweit beantwortet werden. Abteilungsübergreifende (wenn es dann noch Abteilungen geben wird) Verbindungen entstehen, das Unternehmen wird produktiver. Die Mitarbeiter sind nicht mehr anonym, sondern werden als Person wahrgenommen und nicht nur als jemand der eine Aufgabe erledigt bzw. zu erledigen hat. Die Menschen werden an Entscheidungen, Informationen und Veränderungen beteiligt.

Ziele einer Social Enterprise (Business) Plattform

Eine „Social“ Plattform verändert das Unternehmen. Die Unternehmer und das Management müssen dafür bereit sein. Es soll noch einige Unternehmen in der Region geben, welche es nicht gerne sehen, dass Mitarbeiter abteilungsübergreifend miteinander arbeiten und sich während der Arbeitszeit austauschen. Nach der Arbeit „ja“, während der Arbeit „nein“. Jeder Mitarbeiter erfüllt seine Aufgabe. Wissen wird gehortet, um den Arbeitsplatz zu sichern und Dienst nach Vorschrift steht auf der Tagesordnung. Meeting mit 10 und mehr Personen ohne Ergebnisse werden abgehalten. Die Entwicklung entwickelt vor sich hin, integriert die Mitarbeiter in der Fertigung, Lieferanten und Kunden nicht. Gibt es sowas wirklich noch?

Dann wäre eine Social Enterprise Plattform keine gute Idee, nur wenn der Unternehmer eine Veränderung anstreben sollte und sich mit folgendem identifizieren kann oder anstrebt.

„Wir leben eine offene Kommunikationskultur“, „Wir arbeiten interdisziplinär“, „Wir leben flache Hierarchien“, „Wir beteiligen unsere Mitarbeiter an Entscheidungen“, Wir sind Teamplayer“, „Wir sind innovativ“, „Wir denken an morgen“, „Wir bringen unsere Mitarbeiter zusammen“, „Jeder Mitarbeiter ist uns wichtig“ , „Unsere Mitarbeiter sollen gerne arbeiten“, „Wir gehen mit der Zeit“, „Wir bieten flexible Arbeitszeiten und Homeoffice“.

Wenn Sie über folgende Ziele nachdenken, dann ist eine Social Software ein möglicher Weg

  • Schneller auf die Veränderungen des Marktes reagieren
  • Vereinfachung der (standortunabhängigen) Zusammenarbeit
  • Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
  • Forcierung themenbasierter Zusammenarbeit
  • Eigenverantwortung und Selbstorganisation aufbauen
  • Innovationen erleichtern, fordern und fördern
  • Mitarbeiter beteiligen, gute Mitarbeiter fördern
  • Mit Mitarbeitern ins Gespräch kommen
  • Weiterentwicklung des Unternehmens forcieren
  • Reduzierung unnötiger E-Mails
  • Zeitnah informieren und Mitarbeiter teilhaben lassen
  • Wissenstransfer erleichtern
  • Kollektives Wissen etablieren und Wissensmacht durchbrechen
  • Wissen im Unternehmen behalten und weiterentwickeln
  • Erleichterung von Datenaustausch/ Reduzierung von Speicherkapazitäten und Hardwarekosten
  • Prozesse verschlanken und erleichtern, um schneller auf Anforderungen reagieren zu können

Ein erfolgreiches Praxisbeispiel bei einem Unternehmen in der Region Neckar-Alb

Ein in der Region Neckar-Alb international erfolgreiches Unternehmen hat im letzten Jahr eine Plattform aufgebaut, welche sich zu einer „Social Enterprise Plattform“ entwickeln kann. Initiator war die Produktentwicklung, welche für sich eine Wissensmanagement- und Projekt-Plattform aufgebaut hat. Diese Abteilung hat andere Abteilungen on- und offline miteinbezogen. Das Ziel war durch diese Plattform eigene Fachkräfte auszubilden und bei der Produktentwicklung andere Abteilungen miteinzubeziehen (Freisetzung von Innovationsreserven). Diese Plattform und der Einbezug von anderen Abteilungen riss Silos auf, stoß eine Umstrukturierung an, Vernetzung unter den Kollegen erfolgte, Erfahrungen aus unterschiedlichen Abteilungen flossen in die Produktentwicklung mit ein und gute Fachkräfte können nun durch ein gemeinsam erarbeitetes Programm ausgebildet werden.

Der Vorstand konnte davon überzeugt werden, eine unternehmensweite Plattform aufzubauen. Die Mitarbeiter waren von der Idee begeistert. Sie wurden durch ein erfolgreiches Projektmarketing informiert. Wichtig dabei war, dass Fragen beantwortet, die Mitarbeiter integriert wurden und sich die Menschen letztendlich auf die Veränderungen bzw. die neue Plattform gefreut haben.

Heute können sich die Mitarbeiter auf der Plattform mit Bild vorstellen, das Gebäude, die Abteilung, Telefonnummer werden angezeigt. Die Menschen werden personalisiert und es steht nicht nur ein Name mit einer Telefonnummer auf einem Stück Papier. Des Weiteren wurde eine Innovationsplattform aufgebaut, auf der die Mitarbeiter ihre Ideen mitteilen können. Gute Ideen werden forciert und vorangetrieben. Eine weitere Entwicklung soll eine Gruppenfunktionalität sein, in der Projekte und Aufgaben durchgeführt werden sollen. Des Weiteren soll die Plattform nicht nur für den deutschen Standort zur Verfügung stehen, sondern weltweit.

Eine kleine Plattform mit großer Wirkung

Die Menschen arbeiten besser miteinander (und nicht mehr gegeneinander), ziehen an einem Strang, sie kennen sich nun off- und online. Sie gehen aufeinander zu, tauschen sich aus und scheuen sich nicht Fragen zu stellen. Ein offenes miteinander. Das Bedürfnis der Mitarbeiter war da, eine Plattform zu schaffen und die (Gebäude-)Mauern abzureißen. Eine Gemeinschaft off- und online, Innovationen zu schaffen sowie durch den Aufbau einer internen Fachausbildung konkurrenzfähig zu bleiben.

Die Vorteile für das Unternehmen liegen auf der Hand. Ideen werden nicht durch einen Vorgesetzten abgeschmettert sondern die Gemeinschaft bestimmt z.B. durch Voting-Funktionalitäten. Neue bessere Innovationen werden entwickelt, weil abteilungsübergreifend Erfahrungen und Ideen einfließen. Ein schnelleres Arbeiten wird ermöglicht, da schnell Fragen beantwortet werden, Dokumente und Formulare griffbereit sind. Das Zugehörigkeitsgefühl wird forciert und die Mitarbeiter gehen gerne arbeiten, weil sie nun die Menschen persönlich kennen und nicht selbst nur einen Namen mit Telefonnummer auf einem Stück Papier sind. Es werden zwischenmenschliche Barrieren abgebaut. Und dies sind nur Teilaspekte.

Erfolgsfaktoren einer Social Enterprise Plattform

  • Vertrauensbildungsprozess anstoßen
  • Change Management implementieren
  • Frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter
  • Frühzeitig Betriebsrat integrieren
  • Transparenz schaffen und Menschen informieren und integrieren
  • Bedürfnisse der Mitarbeiter erkennen
  • Nutzen für die Mitarbeiter kommunizieren
  • Verknüpfung on- und offline
  • Zu Beginn einfache Funktionalitäten
  • den Mitarbeitern die Angst nehmen offen zu kommunizieren
  • die Menschen an die Hand nehmen und nicht einfach eine „Software“ implementieren
  • Kontinuität der Plattform
  • Weiterentwicklung der Plattform
  • Initiierung als Projekt
  • Eine Projektübergabe an eine verantwortliche Stelle für die Betreuung und Weiterentwicklung
  • Budget für Weiterentwicklungen
  • rechtliche Rahmenbedingungen beachten
  • Vorstand und Management muss sich daran beteiligen und die Plattform wollen

Was sollten Sie bei der Einführung einer Social Software beachten

Bei dem oben genannten Unternehmen wurde der Veränderungsprozess von einer Organisationseinheit angestoßen. Der Vorstand hat das Aufsetzen einer unternehmensweiten Plattform bewilligt. Die Beteiligten jedoch haben sich keine Gedanken über die Projektübergabe, also die Stelle die zukünftig für die Weiterentwicklung in jeglicher Form verantwortlich sein soll gemacht.

Die Implementierung von Enterprise 2.0 in ein Unternehmen verlangt nach Zielen, und strategischer Planung. Die technischen, kulturellen und organisatorischen Veränderungen müssen vorbereitet, gesteuert und implementiert werden. Vor der erfolgreichen Implementierung sollten die Verantwortlichkeiten für den Betrieb der Plattform, die Plattformbetreuung, -ausbau und –weiterentwicklung sowie das Change Management definiert sein, damit Enterprise 2.0 auch wirklich im Unternehmen stattfindet.

Wie sieht es in Ihrem Unternehmen aus? Werden Wikis gelebt? Gibt es Foren oder Gruppenfunktionalitäten? Gibt es ein Intranet? Gibt es eine Social Enterprise Plattform? Haben Unternehmen Angst davor eine offene Kultur und Kommunikation zu schaffen?

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Iris Weinmann